REGULAMIN UCZESTNICTWA W WYDARZENIU „PRO R3 TOUR 2026”

§ 1
Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin (dalej „Regulamin”) określa zasady uczestnictwa w wydarzeniu pod nazwą „PRO R3 TOUR 2026” (dalej: „Wydarzenie”).
2. Organizatorem Wydarzenia jest PRO R3 Organizacja Odzysku Opakowań S.A. z siedzibą w Warszawie, ul. Nowy Świat 1/10, 00-496 Warszawa, KRS 0001107457, NIP 7011206890, REGON 528719685 (dalej: „Organizator” lub „PRO R3”).
3. Wydarzenie obejmuje spotkanie stacjonarne organizowane w terminie i miejscu wskazanym na stronie Wydarzenia.
4. Szczegółowy program, opis poszczególnych spotkań i informacje organizacyjne są publikowane na stronie Wydarzenia: https://pro.r3.org.pl/pro-r3-tour-2026/.
5. Regulamin stanowi wzorzec umowny określający warunki udziału w Wydarzeniu. Zgłoszenie uczestnictwa i akceptacja Regulaminu prowadzą do zawarcia umowy o udział w wybranym spotkaniu, z zastrzeżeniem potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia przez Organizatora.

Definicje

Klient PRO R3 – przedsiębiorca lub inny podmiot, który spełnia warunki bezpłatnego udziału określone w § 3 ust. 1 Regulaminu.

Uczestnik – osoba fizyczna wskazana w zgłoszeniu i biorąca udział w Wydarzeniu jako przedstawiciel Zgłaszającego.

Zgłaszający – przedsiębiorca, osoba prawna albo jednostka organizacyjna, która dokonuje zgłoszenia w związku ze swoją działalnością zawodową lub statutową i – jeśli udział jest odpłatny – odpowiada za zapłatę należności.

§ 2
Zgłoszenie i potwierdzenie udziału

1. Udział w Wydarzeniu wymaga wcześniejszego zgłoszenia za pośrednictwem formularza dostępnego pod adresem: https://pro.r3.org.pl/pro-r3-tour-2026/
2. Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej: imię i nazwisko uczestnika, nazwę i NIP firmy lub innego podmiotu, adres e-mail, numer telefonu, wybór spotkania oraz dane do faktury, jeśli udział jest odpłatny.
3. Zgłoszenia są przyjmowane do 3 dni roboczych poprzedzających termin danego spotkania realizowanego w ramach Wydarzenia albo do wyczerpania miejsc. Liczba miejsc na każdym spotkaniu jest ograniczona.
4. Samo wysłanie formularza nie gwarantuje udziału. Przyjęcie zgłoszenia następuje po przesłaniu przez Organizatora potwierdzenia na adres e-mail wskazany w formularzu.
5. Zgłaszający odpowiada za prawidłowość podanych danych oraz potwierdza, że jest uprawniony do zgłoszenia Uczestnika i przekazania mu Regulaminu oraz informacji o przetwarzaniu danych osobowych.
6. Przesłanie formularza zgłoszeniowego jest równoznaczne z akceptacją Regulaminu.

§ 3
Cena i warunki bezpłatnego udziału

1. Udział Uczestników reprezentujących Klienta PRO R3 jest bezpłatny, jeżeli firma Zgłaszającego na dzień Wydarzenia posiada podpisaną aktualną umowę na przejęcie obowiązków podmiotu wprowadzającego do obrotu produkty w opakowaniach lub umowę o świadczenie usług obejmujących zapewnienie wykonania recyklingu odpadów opakowaniowych z Organizatorem na 2026 r. albo 2027 r.
2. Klient PRO R3 jest uprawniony do bezpłatnego zgłoszenia maksymalnie dwóch Uczestników na zasadach określonych w ust. 1. Do kolejnych osób znajdują odpowiednie zastosowanie przepisy o udziale płatnym, przy czym koszt udziału trzeciego i kolejnego Uczestnika reprezentującego Klienta w Wydarzeniu wynosi 300 zł netto.
3. Dla Zgłaszającego, który nie spełnia warunków bezpłatnego udziału, cena wynosi 490 zł netto za Uczestnika. W przypadku zgłoszenia przez Zgłaszającego kolejnego Uczestnika z tej samej organizacji, kwota uczestnictwa tego Uczestnika w Wydarzeniu wynosi 300 zł netto.
4. Do cen netto zostanie doliczony podatek VAT według stawki obowiązującej w dniu wystawienia faktury.
5. Zapłata następuje na podstawie faktury VAT wystawionej w terminie 7 dni od dnia przesłania formularza zgłoszeniowego płatnej przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze w terminie 7 dni od daty wystawienia faktury.
6. Faktury będą wystawiane i doręczane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W przypadkach przewidzianych przepisami, w razie awarii KSeF, dopuszcza się wystawianie i doręczanie faktur w trybie alternatywnym, w tym w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany przez Organizację.
7. Brak wpłaty w wyznaczonym terminie może skutkować anulowaniem rezerwacji bez odrębnego wezwania.
8. Organizator dopuszcza możliwość przyznania prawa do bezpłatnego udziału wybranym osobom wedle własnego uznania, w tym na podstawie przeprowadzanych konkursów.

 

§ 4
Rezygnacja, zmiana Uczestnika i nieobecność

1. Zgłaszający lub Uczestnik ma obowiązek poinformować Organizatora o rezygnacji najpóźniej 5 dni kalendarzowych przed datą Wydarzenia.
2. Rezygnację należy przesłać na adres e-mail: biuro@pro.r3.org.pl. Rezygnacja jest skuteczna z chwilą wpływu wiadomości na wskazany adres Organizatora.
3. W przypadku skutecznej rezygnacji z odpłatnego udziału w Wydarzeniu na rzecz Zgłaszającego następuje zwrot uiszczonej opłaty w terminie 14 dni od dnia zgłoszenia rezygnacji.
4. W przypadku braku udziału Uczestnika w Wydarzeniu bez uprzedniego zgłoszenia rezygnacji w trybie określonym w ust. 1-2, Zgłaszający zobowiązany będzie do pokrycia kosztów za brak uczestnictwa w wysokości 490 zł netto.
5. W przypadku odpłatnego udziału w Wydarzeniu należna cena pozostaje wymagalna, a opłata już uiszczona nie podlega zwrotowi.
6. Obowiązek zapłaty, o którym mowa w ust. 4, powstaje niezależnie od przyczyny nieobecności, z zastrzeżeniem prawa Organizatora do odstąpienia od naliczenia należności w szczególnie uzasadnionym i udokumentowanym przypadku.
7. Zgłaszający może również wskazać inną osobę z tej samej organizacji, pod warunkiem zgłoszenia zmiany najpóźniej 7 dni przed terminem Wydarzenia na adres, wskazany w ust. 2. Zmiana Uczestnika nie powoduje dodatkowej opłaty.

§ 5
Zmiany i odwołanie Wydarzenia

1. Organizator może z ważnych przyczyn zmienić program, prelegentów, godzinę, miejsce lub formułę spotkania, a także odwołać spotkanie. O zmianie lub odwołaniu poinformuje zgłoszonych Uczestników na adres e-mail podany w formularzu oraz, w miarę możliwości, opublikuje informację na stronie Wydarzenia.
2. W razie odwołania spotkania Organizator zwróci otrzymane opłaty za udział w terminie 14 dni od dnia opublikowania informacji o odwołaniu Wydarzenia przy użyciu sposobu płatności zastosowanego przez Zgłaszającego, chyba że strony uzgodnią inaczej.
3. Organizator nie zwraca kosztów podróży, noclegu ani innych wydatków poniesionych w związku z planowanym udziałem, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej.
4. Za ważną przyczynę uważa się w szczególności chorobę albo niedostępność kluczowego prelegenta, awarię obiektu lub systemów, zagrożenie dla bezpieczeństwa, decyzję właściwego organu, działanie siły wyższej albo niewystarczającą liczbę zgłoszeń.

§ 6
Zasady porządkowe i bezpieczeństwo

1. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania regulaminu obiektu, w którym odbywa się Wydarzenie, oraz poleceń służb porządkowych i pracowników Organizatora.
2. Zabronione jest wnoszenie przedmiotów niebezpiecznych oraz zachowanie zagrażające życiu, zdrowiu lub mieniu, naruszające powszechnie przyjęte normy albo zakłócające przebieg spotkania.
3. Organizator może odmówić wstępu lub usunąć z terenu Wydarzenia osobę, która narusza Regulamin, jest pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających, lub swoim zachowaniem zagraża bezpieczeństwu innych uczestników — bez prawa do zwrotu opłaty.
4. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność materialną za szkody wyrządzone przez siebie na terenie Miejsca.
5. Organizator nie odpowiada za rzeczy pozostawione bez nadzoru, zagubione lub skradzione podczas spotkania, z wyjątkiem odpowiedzialności, której nie można wyłączyć na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów.

§ 7
Fotografie, nagrania i wizerunek

1. Wydarzenie może być fotografowane i rejestrowane (foto/wideo) w celach dokumentacyjnych, promocyjnych i marketingowych Organizatora oraz partnerów Wydarzenia.
2. Uczestnik, biorąc udział w Wydarzeniu, wyraża zgodę na nieodpłatne utrwalenie i rozpowszechnianie swojego wizerunku w materiałach, o których mowa w ust. 1, na stronie internetowej oraz w mediach społecznościowych Organizatora lub partnerów Wydarzenia, przez okres 5 lat od zakończenia Wydarzenia.
3. Utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku w ramach ujęć ogólnych, na których dana osoba stanowi jedynie szczegół zgromadzenia lub publicznej imprezy, odbywa się na zasadach określonych w art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
4. Utrwalenie i rozpowszechnianie indywidualnego wizerunku albo wypowiedzi Uczestnika, gdy stanowią one główny element materiału, wymaga uprzedniej, wyraźnej i dobrowolnej zgody tej osoby, jeżeli zgoda jest wymagana przez przepisy prawa.
5. Uczestnik niewyrażający zgody na utrwalanie wizerunku zobowiązany jest zgłosić ten fakt do rejestracji obsłudze Wydarzenia w formie pisemnej przed jego rozpoczęciem.

§ 8
Ochrona danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych Uczestników Wydarzenia jest PRO R3 Organizacja Odzysku Opakowań S.A. z siedzibą w Warszawie, ul. Nowy Świat 1/10, 00-496 Warszawa.
2. Dane osobowe przetwarzane są w celu: (a) organizacji i realizacji Wydarzenia oraz obsługi zgłoszenia — podstawa art. 6 ust. 1 lit. b RODO; (b) wystawienia faktury i rozliczeń — art. 6 ust. 1 lit. c RODO; (c) marketingu bezpośredniego Organizatora i partnerów, w tym informowania o kolejnych edycjach — art. 6 ust. 1 lit. a lub f RODO (za zgodą lub w ramach prawnie uzasadnionego interesu).
3. Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest dobrowolne, lecz konieczne do dokonania zgłoszenia i udziału w Wydarzeniu.
4. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych określa polityka prywatności dostępna na stronie: https://pro.r3.org.pl/polityka-prywatnosci.

§ 9
Kontakt i reklamacje

1. Kontakt z Organizatorem jest możliwy pod adresem: PRO R3 Organizacja Odzysku Opakowań S.A., ul. Nowy Świat 1/10, 00-496 Warszawa, e-mail: biuro@pro.r3.org.pl, tel. +48 579 773 652.
2. Reklamacja dotycząca zgłoszenia, opłaty lub organizacji udziału powinna zawierać dane umożliwiające identyfikację Zgłaszającego, opis zastrzeżeń oraz oczekiwany sposób rozwiązania i może zostać przesłana pocztą albo e-mailem na dane wskazane w ust. 1.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z okoliczności leżących po stronie Uczestnika (np. spóźnienie, błędne dane w formularzu) ani za działanie siły wyższej, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
4. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego oraz właściwe przepisy prawa polskiego.
5. Organizator rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i przekazuje odpowiedź na adres podany przez zgłaszającego reklamację.

§ 10
Postanowienia końcowe

1. Regulamin jest dostępny nieodpłatnie na stronie Wydarzenia w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtworzenie i utrwalenie.
2. Organizator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności z powodu zmiany przepisów, warunków organizacyjnych albo sposobu świadczenia usług. Zmiany nie naruszają praw nabytych i są komunikowane zgłoszonym Uczestnikom w sposób umożliwiający zapoznanie się z nimi przed spotkaniem.
3. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się prawo polskie, w szczególności Kodeks cywilny, przepisy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz przepisy o ochronie danych osobowych.
4. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego publikacji na stronie internetowej Organizatora.

 

Regulamin zatwierdzony przez Zarząd dnia 8 września 2026 r.

Data pierwszej publikacji: 8 września 2026 r.